Votre système CRM contient une mine d'informations sensibles et des documents. Ces documents sont accessibles par les employés sur le terrain et éventuellement par les partenaires et les clients. Et aujourd'hui, plus que jamais, les documents peuvent être consultés à partir de nombreux endroits et de nombreux appareils différents, y compris les ordinateurs portables, smartphones et tablettes.
Mais qu'advient-il si un périphérique est perdu ou volé? Si un employé accidentellement messages d'un document dans le mauvais endroit? Ou si un utilisateur autorisé transmet des documents ou fait des copies?
Prenez par exemple la fuite récente de l'iPhone 4 procédures internes de traitement des questions d'antenne qui ont affecté de nombreux clients d'Apple. Ou pire encore, une fuite de spécifications de produits non encore annoncées publiquement, comme le cas récent de Microsoft Windows 8.
Comment bien sont des documents sensibles de votre entreprise protégée dans votre système de CRM? Il ya des chances que la réponse est: pas trop bien.
Voici cinq façons d'améliorer considérablement la sécurité de ces documents dans votre système CRM:
1. Crypter vos documents: Assurez-vous que les documents que vous transmettez sont cryptées. C'est généralement la première ligne de défense et assure que le
documents en toute sécurité atteindre le destinataire, sans le risque de l'écoute.
2. Considérez finement grainé basée sur les rôles de sécurité. Une grande source de fuite document est un employé mécontent qui démissionne pour aller à un concurrent.
Finement grainé basée sur les rôles de sécurité peuvent réduire les fuites de documents en mettant en place une série de classifications ciblés de vos employés dans le système CRM, où chaque rôle donne aux employés les privilèges dont ils ont besoin pour faire leur travail (y compris l'accès aux documents pertinents) et pas plus. Cela les empêche d'être en mesure d'accéder à tous les documents sensibles au sein du système CRM.
3. Formez votre personnel: Gardez vos employés du service client à jour sur les meilleures pratiques de sécurité, afin qu'ils prennent des précautions de base pour empêcher les systèmes d'être compromise (et les documents de l'accès par des personnes non autorisées).
Par exemple, leurs mots de passe doivent utiliser des combinaisons de chiffres et de lettres d'au moins six caractères et ils doivent les changer tous les 30 à 60 jours. Les employés doivent également être formés à ne pas ouvrir les pièces jointes provenant de sources inconnues et de ne pas installer des produits shareware, qui peut charger les logiciels espions indésirables sur le système.
4. Protégez vos appareils mobiles: Dans le cadre de l'être en mesure de soutenir le client à tout moment et n'importe où, les employés du service client sont provisionnés pour accéder aux informations au sein du système CRM sur leurs appareils mobiles. Comme les appareils mobiles sont souvent perdus ou volés, il est essentiel que vous êtes capable de détruire toute information, y compris des documents sur votre appareil mobile à distance.
5. S'assurer que les documents sont protégés où qu'ils se trouvent: Une fois un employé est connecté au système CRM, il / elle peut accéder aux documents en fonction de leurs niveaux de sécurité. Ils peuvent désormais télécharger ces documents sur leur ordinateur ou appareil mobile, les imprimer ou transférer à quiconque.
Compte tenu de la rotation du personnel élevé dans les centres d'appels, d'une capacité de protéger ces documents ne tombent entre les mauvaises mains est essentiel. Heureusement, ce niveau de la sécurité des documents est désormais possible en utilisant des solutions qui peuvent facilement s'intégrer à votre système CRM.
Ces endroits technologie insérer des instructions à l'intérieur d'un document dans le système CRM, qui racontent le document si son destinataire peut copier, modifier, imprimer, enregistrer, transmettre ou même photographier le document.
Et ces instructions intégrées qui peut aussi détruire le document, si vous vous sentez qu'il est tombé dans de mauvaises mains - même si elle est stockée sur leur iPad ou un ordinateur.
Avec une telle technologie, dès que le centre d'appels représentant quitte votre entreprise ou si vous croyez que votre client / partenaire étant supporté par votre représentant du service à la clientèle n'a pas besoin d'avoir accès au document, vous pouvez les empêcher d'accéder au document, quel qu'il soit, y compris sur un ordinateur à domicile.
Jusqu'à présent, vous espériez de votre employé ou votre partenaire
respecté les clauses du NDA qu'ils ont signés au moment de l'embauche. Maintenant, vous pouvez vous assurer que les documents sensibles qui siègent à l'intérieur de votre système CRM sont réellement protégées.
Mais qu'advient-il si un périphérique est perdu ou volé? Si un employé accidentellement messages d'un document dans le mauvais endroit? Ou si un utilisateur autorisé transmet des documents ou fait des copies?
Prenez par exemple la fuite récente de l'iPhone 4 procédures internes de traitement des questions d'antenne qui ont affecté de nombreux clients d'Apple. Ou pire encore, une fuite de spécifications de produits non encore annoncées publiquement, comme le cas récent de Microsoft Windows 8.
Comment bien sont des documents sensibles de votre entreprise protégée dans votre système de CRM? Il ya des chances que la réponse est: pas trop bien.
Voici cinq façons d'améliorer considérablement la sécurité de ces documents dans votre système CRM:
1. Crypter vos documents: Assurez-vous que les documents que vous transmettez sont cryptées. C'est généralement la première ligne de défense et assure que le
documents en toute sécurité atteindre le destinataire, sans le risque de l'écoute.
2. Considérez finement grainé basée sur les rôles de sécurité. Une grande source de fuite document est un employé mécontent qui démissionne pour aller à un concurrent.
Finement grainé basée sur les rôles de sécurité peuvent réduire les fuites de documents en mettant en place une série de classifications ciblés de vos employés dans le système CRM, où chaque rôle donne aux employés les privilèges dont ils ont besoin pour faire leur travail (y compris l'accès aux documents pertinents) et pas plus. Cela les empêche d'être en mesure d'accéder à tous les documents sensibles au sein du système CRM.
3. Formez votre personnel: Gardez vos employés du service client à jour sur les meilleures pratiques de sécurité, afin qu'ils prennent des précautions de base pour empêcher les systèmes d'être compromise (et les documents de l'accès par des personnes non autorisées).
Par exemple, leurs mots de passe doivent utiliser des combinaisons de chiffres et de lettres d'au moins six caractères et ils doivent les changer tous les 30 à 60 jours. Les employés doivent également être formés à ne pas ouvrir les pièces jointes provenant de sources inconnues et de ne pas installer des produits shareware, qui peut charger les logiciels espions indésirables sur le système.
4. Protégez vos appareils mobiles: Dans le cadre de l'être en mesure de soutenir le client à tout moment et n'importe où, les employés du service client sont provisionnés pour accéder aux informations au sein du système CRM sur leurs appareils mobiles. Comme les appareils mobiles sont souvent perdus ou volés, il est essentiel que vous êtes capable de détruire toute information, y compris des documents sur votre appareil mobile à distance.
5. S'assurer que les documents sont protégés où qu'ils se trouvent: Une fois un employé est connecté au système CRM, il / elle peut accéder aux documents en fonction de leurs niveaux de sécurité. Ils peuvent désormais télécharger ces documents sur leur ordinateur ou appareil mobile, les imprimer ou transférer à quiconque.
Compte tenu de la rotation du personnel élevé dans les centres d'appels, d'une capacité de protéger ces documents ne tombent entre les mauvaises mains est essentiel. Heureusement, ce niveau de la sécurité des documents est désormais possible en utilisant des solutions qui peuvent facilement s'intégrer à votre système CRM.
Ces endroits technologie insérer des instructions à l'intérieur d'un document dans le système CRM, qui racontent le document si son destinataire peut copier, modifier, imprimer, enregistrer, transmettre ou même photographier le document.
Et ces instructions intégrées qui peut aussi détruire le document, si vous vous sentez qu'il est tombé dans de mauvaises mains - même si elle est stockée sur leur iPad ou un ordinateur.
Avec une telle technologie, dès que le centre d'appels représentant quitte votre entreprise ou si vous croyez que votre client / partenaire étant supporté par votre représentant du service à la clientèle n'a pas besoin d'avoir accès au document, vous pouvez les empêcher d'accéder au document, quel qu'il soit, y compris sur un ordinateur à domicile.
Jusqu'à présent, vous espériez de votre employé ou votre partenaire
respecté les clauses du NDA qu'ils ont signés au moment de l'embauche. Maintenant, vous pouvez vous assurer que les documents sensibles qui siègent à l'intérieur de votre système CRM sont réellement protégées.
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